Фото: Unsplash.com
Министерство юстиции подготовило проект постановления, которым утверждается инструкция по работе с электронными документами в государственных органах и иных организациях Беларуси, независимо от формы собственности, организационной-правовой формы и у ИП.
После утверждения данной инструкции, госорганы и другие организации смогут отказаться от создания документов на бумаге, а документировать управленческую деятельность исключительно в электронном виде.
Согласно проекту постановления инструкция распространяется на электронные документы системы организационно-распорядительной документации.
Инструкция касается включения электронных документов в номенклатуру дел, их подготовки и согласования, подписания, регистрации и исполнения, а также формирования электронных дел и т.д.
Организации будут сами утверждать порядок работы с электронными документами по согласованию с государственным архивом, источником комплектования которого является организация, и государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации».
Организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, согласовывают порядок с экспертной комиссией или Центральной экспертной комиссией вышестоящей организации (при ее наличии).
Электронный документ состоит из общей и особенной части. Общая содержит собственно документ, а особенная — электронную цифровую подпись, и данные, которые создаются после подписания: дата, регистрационный индекс, сведения о лице, подписавшем ЭД, и др.
В инструкции описаны различные действия с электронными документами, а также применение электронных копий документов на бумажных носителях.